Näkökohtia hybridityöhön
Tässä artikkelissa tarkastellaan eroja henkilökohtaisen ja virtuaalisen läsnäolon välillä työpaikalla sekä tarvetta luoda kohtaamisen tasa-arvo riippumatta siitä, missä työntekijät sijaitsevat, hyödyntämällä oikeita työkaluja ja tekniikoita.
Artikkelin lähdeaineistona on käytetty Polyn 10.05.2022 julkaisemaa lehdistötiedotetta sekä raporttia nimeltä The Journey to Hybrid Working: Twelve Affairs, joka on tehty yhteistyössä työpaikan tutkimusalustan WORKTECH Academyn ja Polyn kanssa.
Johdanto
Maailma muuttuu nopeasti ja ihmisten, tilojen sekä teknologian yhdistäminen uudeksi työympäristön malliksi luo meille sekä haasteita että mahdollisuuksia. Kannustamme asiakkaitamme osallistumaan prosessiin kohti monipuolista työympäristöä. Hybridi on uusi ajattelutapa, joka muodostaa pohjan sille, miten työskentelemme tulevaisuudessa.
Yli kaksi vuotta maailmanlaajuisen pandemian alkamisesta työelämän tulevaisuutta koskevassa kehitystarinassa on kyse hybridistä. Alkuvaiheen spekulaatioita ja arvailuja siitä, miltä hybridityöskentely voisi näyttää – ja joidenkin varhaisten kokeilujen jälkeen – organisaatiot ympäri maailmaa ovat nyt ryhtymässä vakavaan strategiatyöhön, jotta hybridi toteutuisi pitkän aikavälin vaihtoehtona.
Tutkimuksen mukaan kuusi kymmenestä yrityksestä uskoo menettävänsä uusia ja olemassa olevia kykyjä, jos he eivät edistä hybridityömahdollisuutta tästä edespäin. Silti alle puolet kaikista organisaatioista ovat täysin valmistautuneet tekemään töitä hybridityön eteen ja 37 prosenttia on vain valmistautunut lyhyellä aikavälillä.
Microsoftin maaliskuun 2022 lopulla julkistetun Work Trends Indexin mukaan olemme nyt ohittamassa pisteen matkalla kohti hybridityötä, josta ei ole paluuta. Indeksi perustuu laajaan 31 000 ihmisen tutkimukseen 31 maassa sekä lisäanalyysiin Microsoft 365:n tuottavuussignaaleista ja LinkedInin työvoimatrendeistä.
Hybridityön tuomat uudistukset eivät kosketa ainoastaan organisaatioiden IT-osastoja, sillä kyseessä on ajatusmallin muutos, joka vaatii kaikkien huomiota onnistuakseen. Hybridityön tulisi olla keskeinen tavoite ja strategia kaikissa organisaation toiminnoissa aina suunnittelusta toteutukseen.
Oikean tavan löytyminen tuo todennäköisesti valtavia etuja liiketoimintatavoitteiden saavuttamisessa nopeasti muuttuvassa ympäristössä. Oikein toteutettu hybridityö voi antaa yrityksille lisää ketteryyttä ja joustavuutta epävakailla markkinoilla sekä parantaa osaajien houkuttelemista ja säilyttämistä verrattuna muihin vastaaviin toimijoihin.
Henkilökohtainen vs. Digitaalinen läsnäolo
Kun työpaikat muuttuvat joustavammiksi ja kykymme työskennellä mistä tahansa on arkipäiväisempi, perinteinen käsitys työpaikan ”läsnäolosta” on muuttumassa. Hybridityöskentelyn toteuttamisessa on syntynyt jännitettä fyysisen ja digitaalisen läsnäolon välille työpaikalla – erityisesti koskien tasa-arvon kokemuksia sekä luottamusta.
Etänä työskentelevien oletetaan olevan jatkuvasti kollegoidensa ja pomojensa saavutettavissa, jotta heidän ei ajatella olevan ulkopuolisia muusta ryhmästä. Monesti hybridikokouksissa etänä olijat jäävät muiden varjoon kokoushuoneen vaillinaisen teknologian takia. Soljuvan työskentelyn kannalta on tärkeää, että kaikki työntekijät ovat tasapuolisesti esillä heidän olinpaikastaan riippumatta. Tässä kehityksessä täytyy ottaa huomioon teknologian vaatimukset.
Tuoreessa australialaisessa tutkimuksessa huomattiin, että jopa yksi neljästä työntekijästä ei tunne olevansa läsnä tai yhteydessä työkavereihinsa, jos he työskentelevät etänä. Tämä vaikuttaa suoraan työhyvinvointiin ja työn lopputuloksiin. Niinpä työpaikkojen tulee investoida mikrofoneihin, kuulokkeisiin ja kameroihin, jotta kuilu digitaalisen ja fyysisen läsnäolon välillä saadaan kurottua kiinni.
Työntekijöiden tarpeet edellä
Pandemian jälkeen, tavallinen Microsoft Teamsin käyttäjä on viettänyt aikaa etäkokouksissa 252 prosenttia enemmän kuin ennen vuotta 2020. Nyt haasteena on löytää tasapaino etänä työskenteleville, jotta heidän ei tarvitse olla koko ajan saavutettavissa. Miten tehdä töitä etänä osana yhtenäistä organisaatiota, mutta saada mahdollisuus myös työskennellä omassa rauhassa ilman häiriötekijöitä ja menettämättä toisten luottamusta?
Organisaatioiden tulee selkeästi kartoittaa odotukset etätyöskentelevien vuorovaikutukselle muiden kanssa, sillä hybridityössä eivät päde enää samat normit kuin tavallisessa työskentelyssä. Tämä tarkoittaa digitaalisten työaikojen aikatauluttamista ja keskittymistä uuteen hybridikulttuuriin, luottamukseen ja yhteistyöhön, jotta molempien, etänä ja toimistolla työskentelevien, tarpeet on huomioitu.
Hybridityötapa muuttaa myös toimisto-olosuhteita
Yksi tavallisimmista hybridityöskentelyn ajatuksista on, että toimisto on työntekijälle verkostoitumisen keskus, kun taas koti toimii keskittyneen yksintyöskentelyn paikkana. Toimistolle ei tulla enää pelkästään työskentelemään, vaan yhteenkuuluvuuden, kulttuurin ja tunnelman vuoksi.
Vaikka tämä ajattelutapa on osittain totta, hybridityö on monimutkaisempaa. On tutkittu, että suuri osa toimistollekin palaavista haluavat itselleen välillä oman rauhallisen tilan tehdä töitä. On siis tärkeää huomioida toimiston soljuvuus yksin- ja ryhmätyöskentelyn välillä.
Toimistot tarvitsevat erilaisia tiloja vastatakseen työntekijöidensä tarpeisiin. Avointen, yhteistyö- ja viestintäympäristöjen on oltava rinnakkain suljettujen, rauhallisten keskittymisalueiden kanssa. Tämä malli vaatii kiinnittämään erityishuomiota myös näiden tilojen teknologiaan.
Yhteenveto
Hybridityöskentely haastaa yhä enemmän perinteisen yksikeskisen toimiston roolia. Nykyään monipuolinen työskentely on välttämätöntä, mutta vaativaa eikä muutos tapahdu heti. Organisaatioita kehotetaan harkitsemaan erilaisia vaihtoehtoja ja ajattelumalleja, jotta hybridityö saataisiin onnistumaan sopivalla tavalla jokaiselle. Hybridityön onnistumisen varmistamiseksi laatu ja hankinnat koskien esimerkiksi koti-internetiä, etädiagnostiikkaa ja lukemattomia käyttäjän teknisiä vaihtoehtoja ovat osa tarinaa.
Monikeskinen työskentely merkitsee ennen kaikkea rikkaampia ja laajempia arvo- ja ihmissuhteita. Työn tasa-arvo tulee olemaan keskeisessä asemassa hybridimallin mahdollisuuksien hyödyntämisessä.
Me S Medialla olemme tutkineet jo vuosien ajan useita eri vaihtoehtoja sopivien hybridityökalujen osalta. Valikoimastamme löydät Yealinkin, Polyn sekä Crestronin tuotteet. Voit tutustua niihin ShowRoom-tilassamme, jossa voimme yhdessä etsiä sinulle sopivan ratkaisun.